外国人正社員雇用に必要な「就労ビザ」の申請にあたって、用意すべき書類がたくさんあります。外国人の状況や企業の規模によって提出すべき書類と準備すべき情報もバラバラです。
本来「就労ビザ」と「入国管理局が定義したビザ」は意味が違うので、混乱しないために、この記事では就労のために来日した外国人に付与する在留資格を「就労ビザ」で表記します。また、日本大使館から外国人へ発行する日本への上陸許可は「ビザ（査証）」で表記します。
この記事では、就労ビザ取得手続きにあたって必要な書類をまとめました。どこから採用するか、雇用する事業の状況によって用意する書類が違います。必ず確認して、漏れなく進めましょう。
海外から外国人を呼び寄せる場合
海外から外国人を呼び寄せる場合は、審査が2回あります。1回目は入国管理局へ「在留資格認定証明書」の申請、2回目は外国人の所在地の日本大使館へ「ビザ（査証）」の申請です。
それらに必要な書類について紹介します。
「在留資格認定証明書」申請に必要な書類
「在留資格認定証明書」の申請には企業規模と関係なく、下記の書類を提出しないといけません。外国人に用意してもらう必要がある書類と企業側で用意する書類の2種類に分かれています。
■外国人が提出する書類
・顔写真（縦４cm×横３cm ）
・専門学校・大学の卒業証明書
・職務経歴書
■企業が提出する書類
・在留資格認定証明書交付申請書（申請する在留資格によって異なりますので要注意）： http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/16-1-1.html
・企業の規模を証明する文書（例：上場しているのを証明する文書、前年分の職員の給与所得の源泉徴収票）
・雇用契約書、また労働条件通知書（役員の場合、役員報酬を決議した株主総会の議事録）
・返信用封筒
また上記の申請書を記入するため、下記の書類を事前に収集すればスムーズに申請書を記入できます。
・外国人のパスポートの写真ページのコピー
・雇用契約書、または労働条件通知書
上場企業と源泉徴収税額1500万円以上の企業だと上記の書類を用意すれば大丈夫ですが、それに満たないの企業はさらに次の書類の提出も必要となります。
源泉徴収税額1500万円未満の企業が用意する書類
源泉徴収税額1500万円未満の企業は、さきほどの書類に加えて下記の書類を提出しないといけません。
・労働条件通知書と雇用契約書（役員の場合、役員報酬を決議した株主総会の議事録）
・登記事項証明書：http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/category_00002.html
・企業の沿革、役員、組織、事業内容（主要取引先と取引実績を含む）などを記載している案内書
・直近の年度の決算書
■新設企業が提出する書類
・事業企画書
・前年分の職員の給与所得の源泉徴収票。提示できない場合、理由を明記した文書
上記の書類を準備できましたら次の「在留資格認定証明書」を申請しましょう。
ビザ（査証）申請する際に用意すべき書類
「在留資格認定証明書」を取得したら、雇用する外国人に「在留資格認定証明書」を送ってください。その後、外国人が自分の所在地にある日本大使館へビザ（査証）の申請に着手することができます。
■ビザ（査証）申請に必要な書類
・ビザ申請書：https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/index.html
・「在留資格認定証明書」の原本とコピー
・パスポート
・顔写真（縦４cm×横３cm）
■中国籍の方が提出する書類
・戸口簿
・暫住証又は居住証明書（申請先の日本国大使館又は総領事館の管轄区域内に本籍を有しない場合）
・雇用契約書
・履歴書
また、日本大使館の所在地と外国人の国籍に応じて、追加書類を求める場合があります。申請する前に、日本大使館に確認してもらった方が安心です。
留学生を新卒として採用する場合
留学生を新卒として採用する場合、「在留資格変更許可」を申請すれば大丈夫です。申請にあたって必要な書類をまとめました。
「在留資格変更許可」申請の基本の必要書類
外国人が提出すべき書類と企業が用意できる書類の2種類に分かれています。
■外国人が提出する書類
・顔写真（縦４cm×横３cm）
・在留カード
・パスポート
・資格外活動許可書（あれば）
・専門学校・大学の卒業証明書
・職務経歴書
申請の間に、在留カードとパスポートのコピーを取ると良いでしょう。
■企業が提出する書類
・在留資格認定証明書交付申請書（申請する在留資格によって異なりますので要注意）： http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/16-1-1.html
・申請者の身分を証明する文書（本人以外の者がかわりに申請を行う場合）
・企業の規模を証明する文書（例：上場しているのを証明する文書、前年分の職員の給与所得の源泉徴収票）
また、雇用契約書や労働条件通知書を用意しましょう。申請書を記入する際、月給や労働条件なども記入するためです。
源泉徴収税額1500万円未満の企業
源泉徴収税額1500万円未満の中小企業は、下記の書類の提出も必要になります。
・登記事項証明書：http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/category_00002.html
・労働条件通知書と雇用契約書（役員の場合、役員報酬を決議した株主総会の議事録）
・企業の沿革、役員、組織、事業内容（主要取引先と取引実績を含む）などを記載している案内書
・直近の年度の決算書
■新設企業が提出する書類
・事業企画書
・前年分の職員の給与所得の源泉徴収票。提示できない場合、理由を明記した文書
上記の書類が準備できましたら速やかに「在留資格変更許可」を申請してください。
日本にいる外国人が転職する場合
転職する外国人を雇う場合、転職前後で業務内容に変更があるかによって手続きが異なります。
業務内容の変更がなければ、原則的に企業からの手続きの必要はありません。転職者から「所属（契約）機関に関する届出」を入国管理局へ提出すれば大丈夫です。
ただし、業務内容が在留資格に当てはまっているかを確実に把握したい場合は、入国管理局へ「就労資格証明書交付申請」を行うと確実です。また、業務が変わる場合、「在留資格変更許可」を申請する必要があります。
在留資格の変更がない場合、転職者が「所属（契約）機関に関する届出」を提出
業務内容の変更がなければ、企業から行うことはありません。ただし、転職する外国人本人で「所属（契約）機関に関する届出」を入国管理局へ提出しないといけません。
■「所属（契約）機関に関する届出」に必要な書類
・届出書：http://www.moj.go.jp/content/000109987.pdf
・在留カード（郵送する場合在留カードのコピー）
「就労資格証明書交付申請」をする場合
雇う外国人の在留資格の変更がない限り、企業からの手続きはいりません。ただし、在留資格に当てはまっているか不安がある場合、入国管理局で「就労資格証明書交付申請」を行ったほうがおすすめです。
■外国人が提出する書類
・在留カード（申請人が本人でなければ、在留カードのコピーも）
・パスポート（または在留資格証明書）
・資格外活動許可書（あれば）
■企業が提出する書類
・申請書：http://www.moj.go.jp/content/001290251.pdf
・申請者の身分を証明する文書（本人以外の者がかわりに申請を行う場合）
業務に変更があって在留資格を変える場合
業務の変更に伴って在留資格の変更も必要です。留学生を新卒として雇用することと同じように「在留資格変更許可」を申請する必要があります。
「在留資格変更許可」を申請するため、下記に書類を用意しないといけません。
■外国人が提出する書類
・顔写真（縦４cm×横３cm）
・在留カード
・パスポート
・資格外活動許可書（あれば）
・専門学校・大学の卒業証明書
・職務経歴書
■企業が提出する書類
・在留資格認定証明書交付申請書（申請する在留資格によって異なりますので要注意）： http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/16-1-1.html
・申請者の身分を証明する文書（本人以外の者がかわりに申請を行う場合）
・企業の規模を証明する文書（例：上場しているのを証明する文書、前年分の職員の給与所得の源泉徴収票）
上記以外、雇用契約書や労働条件通知書を用意しましょう。申請書を記入する際、月給や労働条件なども記入するためです。
■源泉徴収税額1500万円未満の企業が追加で提出する書類
・登記事項証明書：http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/category_00002.html
・労働条件通知書と雇用契約書（役員の場合、役員報酬を決議した株主総会の議事録）
・企業の沿革、役員、組織、事業内容（主要取引先と取引実績を含む）などを記載している案内書
・直近の年度の決算書
■新設企業が提出する書類
・事業企画書
・前年分の職員の給与所得の源泉徴収票。提示できない場合、理由を明記した文書
上記の書類を準備できましたら速やかに「在留資格変更許可」を申請してください。
まとめ
就労ビザを申請するため、外国人の状況によって行うべき申請が違います。また、提出すべき書類は、企業の規模によってわかれています。
申請を出したあとに書類が漏れたと指摘されると、改めて準備しないといけません。そして、余計な時間もかかってしまいます。そのため、申請の前に必要な手続きとそれぞれの書類をしっかり確認しましょう。