外国人を雇用したことのある企業でも、日本人との雇用手続きの違いを知っている人は少ないのではないでしょうか。その中のひとつ、「外国人雇用状況届出書」は雇用時に必ず必要になる書類です。提出されていないと罰金が科されます。
罰を防ぎ、正しく外国人雇用をするためには外国人雇用状況届出書について知る必要があります。例えば、書類様式が2つあること、提出期限があること、契約状況により提出元が異なる、など一見煩雑に感じるかもしれませんが、内容さえ押さえれば難しくありません。
外国人雇用の機会が増えている中で、外国人雇用状況届出書について「知らなかった」では済まされません。注意点も含めしっかりと知っておきましょう。
外国人雇用状況届出書とは
外国人雇用状況届出書とは、外国人の雇用または離職時に企業がハローワークに提出する書類です。外国人雇用状況の届出とも呼ばれています。ほとんどの在留資格を持つ外国人が対象です。
外国人の雇用や離職があったにも関わらず提出していない場合は、罰金が科される可能性があります。
外国人雇用状況届出書の目的とは
そのひとつは、企業の外国人従業員管理状況に適正な指導や助言を行うためです。
雇用にあたって外国人の在留資格により管理すべき情報が異なります。例えば留学生の場合、資格外活動許可の有無やその期限、1週間の労働時間も管理しなければなりません。
企業の雇用状況に応じた適正な指導や助言を行うために、この外国人雇用状況届出書が求められています。
そのほか、より質の高い再就職支援や職業訓練を外国人に提供するためという目的もあります。
外国人雇用状況届出書の提出は義務
「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」に基づき、外国人を雇用する企業は、厚生労働省に外国人雇用状況届出書を提出しないといけません。
第二十八条 事業主は、新たに外国人を雇い入れた場合又はその雇用する外国人が離職した場合には、厚生労働省令で定めるところにより、その者の氏名、在留資格（出入国管理及び難民認定法第二条の二第一項に規定する在留資格をいう。次項において同じ。）、在留期間（同条第三項に規定する在留期間をいう。）その他厚生労働省令で定める事項について確認し、当該事項を厚生労働大臣に届け出なければならない。
《労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律》より引用
アルバイトでも永住者でも提出が必要
外国人雇用状況届出書は、雇用形態にかかわらず提出が必要です。正社員でもアルバイトでも同様。また、永住者を含めたほぼすべての外国人が対象です。
ただし、次の在留資格を持つ外国人は対象外となります。
- 帰化した外国人（日本国籍となるため）
- 在留資格「外交」「公用」の外国人（業務内容に国内外の政府や国際機関が関わるため）
- 「特別永住者」の外国人（日本での活動に制限がないため）
提出しないと罰金30万円！
外国人雇用状況届出書の提出が漏れた場合、1人の外国人につき最大30万円の罰金が科される可能性があります。例えば10名の外国人を採用したにもかかわらず届出書を提出しなかった場合、合計300万円の罰金が科される可能性があります。
また、提出した届出書に誤った情報が記入されていた場合も最大30万円の罰金が科される可能性あるため、記入する前に必要情報を確認しましょう。
第四十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一 （中略）
《労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律》より引用
二 第二十八条第一項の規定による届出をせず、又は虚偽の届出をした者
外国人雇用状況届出書の提出様式
外国人雇用状況届出書には、大きく2種類あります。外国人が雇用保険に加入しているかどうかで提出する書類が変わります。
記載する内容は書類によっても変わりますが、主に外国人の情報と企業の情報になります。特に外国人の情報に関しては、記入前に在留カードの内容を確認して間違いのないようにしましょう。
雇用保険の加入対象者は「雇用保険被保険者資格取得・喪失届」
雇用保険に加入すべき外国人を雇用する場合、または雇用形態の変更で雇用保険への加入義務が発生した場合、雇用保険被保険者資格取得届を提出しなければいけません。
そして彼らが離職する場合、または雇用形態の変更で雇用保険に加入できなくなった場合、雇用保険被保険者資格喪失届の提出が必要となります。
届出を記入する際に、外国人の氏名や在留資格などの基本情報のほか、マイナンバー番号と雇用保険の保険証の情報も必要です。
くわしくはこちらの記事：外国人の社会保険のまとめ
雇用保険の非対象者は「第3号様式」
雇用・離職した外国人が、雇用保険に入っていない場合、様式第3号の届出書を提出します。
外国人雇用状況届出書「第3号様式」の記入例
ここでは第3号様式の外国人雇用状況届出書の記入例と記入にあたるポイントを伝えます。
①～⑧の情報に関しては、外国人の身分証明書である在留カードにて確認できます。
くわしくはこちらの記事：在留カードとは「在日外国人の身分証明書」
①外国人の氏名とフリガナ：外国人の氏名とそのフリガナを記載します。通称名でなく本名を記入してください。また、スペルミスがないように外国人の在留カードを確認しながら記載しましょう。
②外国人の在留資格：在留カードに記載されている外国人の在留資格を記載してください。在留資格「特定活動」の場合、指定書で活動類型を確認して記入しましょう。
くわしくはこちらの記事：在留資格「特定活動」の種類や雇用にあたる注意点のまとめ
③外国人の在留期間：在留カードに記載されている外国人の在留期間の満了日を西暦で記入してください。
④外国人の生年月日：在留カードにある外国人の生年月日を西暦で記入します。
⑤外国人の性別：在留カードの情報に基づき当てはまるものを選択してください。
⑥外国人の国籍・地域：在留カードに記載されている国籍・地域を記入します。
➆外国人の資格外活動許可の有無：在留カードの裏面の資格外活動許可欄を確認してください。スタンプがあれば場合「有」、なければ「無」に丸をつけます。
⑧外国人の在留カード番号：在留カードの番号はカード表面の右上に記載されています。間違いのないように記入してください。
⑨外国人の雇入れ日や離職日：雇用の場合雇入れ日、離職の場合は離職日を記載してください。
⑩記入日付：外国人雇用状況届出書を記入した日付を記入してください。
⑪事業所の情報：事業所の情報を記入します。
⑫事業主の氏名と押印：事業主、法人であれば代表者の氏名を記入します。㊞にところの押印を忘れないでください。
要注意！事業所の記入方法について
気付いた人がいるかもしれませんが、⑩事業所情報の欄に「雇入れ又は離職に係る事業所」と「主たる事務所」の2枠があります。それぞれの違いは何でしょうか。
雇入れ又は離職に係る事業所というのは、外国人が実際に勤務する事業所と指します。支店や店舗、工場の名称や住所はこちらに記入してください。なお、派遣社員として雇用する場合、派遣元の事業所を情報を記載してください。
いっぽう、主たる事務所は本社や雇用保険適用事業所のことです。外国人の就業場所が本社でない場合、記載が必要となります。
少しややこしいですが、間違いのないように注意しましょう。
外国人雇用状況届出書の提出期限は様式によって異なる
外国人雇用状況届出書を記入したあとは、ハローワークに提出しましょう。外国人雇用状況届出書の提出期限は届出書の様式によって異なります。外国人を雇用する際は様式とその期限を把握して、遅れないように届出書を提出しましょう。
各様式の提出期限は次の通りです。
| 届出書類 | 雇用保険被保険者資格取得届 | 雇用保険被保険者資格喪失届 | 様式第3号 |
|---|---|---|---|
| 提出期限 | 勤務開始日の翌月10日 | 退職日の翌日から起算して10日以内 （例）7月1日退職 →7月11日までに提出 | 勤務開始日の翌月末 （例）7月1日勤務開始 →8月31日までに提出 |
外国人雇用状況届出書はオンラインでも提出可能
外国人雇用状況届出書の提出は、ハローワークに持っていくかオンラインシステム経由のどちらかで提出できます。
オンライン提出の場合、下記のURLより外国人雇用状況届出システムにアクセスしてください。ユーザIDとパスワードでログインすれば外国人雇用状況の提出がすぐできます。
ユーザIDとパスワードのない場合、上記のWebサイトの下部にある「ユーザID新規登録」ボタンを押し、表示された指示によって新しいIDを発行してください。
ただし、一度でもハローワークに提出したことがある場合はIDとパスワードをオンラインで発行できない可能性あります。届出をしたハローワークに問い合わせましょう。
雇用契約による提出元の違い
提出は雇用形態に関わらず必要となりますが、提出元が変わります。
- 正社員・アルバイト：雇用する企業で提出する。
- 派遣社員：派遣元で提出する。登録型の場合は、派遣先の変更ごとに提出。
- 技能実習生：監理団体が主体となり提出する。
まとめ
外国人を雇用もしくは離職した時に、企業は外国人雇用状況届出書を提出する必要があります。提出しなかった場合、最大30万円の罰金が科される可能性があるため注意しましょう。
外国人雇用状況届出書は、外国人の雇用保険加入状況によって様式と提出期限が変わるので、事前に必ず確認してください。また、記載した情報に誤りがあると罰の対象になるため、必ず在留カードを確認しながらすすめていきましょう。
外国人雇用状況届出書を自動で作成できるシステムもありますので、そういったシステムを使って作成するのもおすすめです。