外国人雇用状況届出書を正しく提出|押さえるべき3つの様式

外国人を雇用したことのある企業でも、日本人との雇用手続きの違いを知っている人は少ないのではないでしょうか。その中のひとつ、「外国人雇用状況届出書」は雇用時に必ず必要になる書類です。提出されていないと罰金が科されます。

罰を防ぎ、正しく外国人雇用をするためには外国人雇用状況届出書について知る必要があります。例えば、書類様式が3つあること、提出期限があること、契約状況により提出元が異なる、など一見煩雑に感じるかもしれませんが、内容さえ押さえれば難しくありません。

外国人雇用の機会が増えている中で、外国人雇用状況届出書について「知らなかった」では済まされません。注意点も含めしっかりと知っておきましょう。

外国人雇用状況届出書とは

外国人雇用状況届出書とは、外国人の雇用または離職時に企業がハローワークに提出する書類です。外国人雇用状況の届出とも呼ばれています。ほとんどの在留資格を持つ外国人が対象です。

外国人の雇用や離職があったにも関わらず提出していない場合は、罰金が科される可能性があります。

対象となる外国人

外国人雇用状況届出書の提出は、ほぼすべての外国人が対象です。ただし、次の在留資格を持つ外国人は対象外となります。

  • 帰化した外国人(日本国籍となるため)
  • 在留資格「外交」「公用」の外国人(業務内容に国内外の政府や国際機関が関わるため)
  • 「特別永住者」の外国人(日本での活動に制限がないため)

提出しないと30万円の罰金

外国人雇用状況届出書の提出が漏れた場合、1人の外国人につき最大30万円の罰金が科される可能性があります。例えば10名の外国人を採用したにもかかわらず届出書を提出しなかった場合、合計300万円の罰金が科される可能性があります。

また、提出した届出書に誤った情報が記入されていた場合も最大30万円の罰金が科される可能性あるため、記入する前に必要情報を確認しましょう。

外国人雇用状況届出書の書き方

外国人雇用状況届出書には、3種類あります。外国人が雇用保険に加入しているかどうかで提出する書類が変わります。

記載する内容は書類によっても変わりますが、主に外国人の情報と企業の情報になります。特に外国人の情報に関しては、記入前に在留カードの内容を確認して間違いのないようにしましょう。

3種類の様式

外国人雇用状況届出書には3つの様式があります。外国人の雇用保険加入状況によって届出書の様式が変わります。

雇用保険の被保険者資格の取得届

雇用保険に加入すべき外国人を雇用する場合、または雇用形態の変更で雇用保険への加入義務が発生した場合、雇用保険被保険者資格取得届を提出しなければいけません。

雇用保険被保険者資格取得届

雇用保険の被保険者資格の喪失届

雇用保険に加入している外国人が離職する場合、または雇用形態の変更で雇用保険に加入できなくなった場合、雇用保険被保険者資格喪失届を提出しなくてはいけません。

雇用保険被保険者資格喪失届

様式第3号

雇用・離職した外国人が、雇用保険に入っていない場合、様式第3号の届出書を提出します。

記載項目

外国人雇用状況届出書に記載する情報は、外国人の情報と企業情報の2つに分類できます。

外国人の情報は次の通りです。

  • 在留カード番号
  • 氏名(ローマ字)
  • 在留資格
  • 在留期限
  • 生年月日
  • 性別
  • 国籍・地域
  • 住所
  • 資格外活動許可の有無

企業が提供する情報は次の通りです。

  • 勤務開始・終了日
  • 名称、所在地、電話番号なの企業情報

また、雇用保険の被保険者資格の取得届と喪失届を提出する場合、外国人のマイナンバー番号と雇用保険の保険証の情報も必要となります。

提出について

提出期限と方法

外国人雇用状況届出書を記入したあとは、ハローワークに提出しましょう。オンラインシステムでも可能です。また、提出期限は届出書の様式によって異なるので注意しましょう。

提出期限

外国人雇用状況届出書の提出期限は届出書の様式によって異なります。外国人を雇用する際は様式とその期限を把握して、遅れないように届出書を提出しましょう。

各様式の提出期限は次の通りです。

届出書類雇用保険被保険者資格取得届雇用保険被保険者資格喪失届様式第3号
提出期限

勤務開始日の翌月10日
(例)7月1日勤務開始
→8月10日までに提出

退職日の翌日から起算して10日以内
(例)7月1日退職
→7月11日までに提出
勤務開始日の翌月末
(例)7月1日勤務開始
→8月31日までに提出

オンラインでの提出も可能

提出は、ハローワークに持っていくかオンラインシステム経由のどちらかで提出できます。オンラインシステムの場合は厚生労働省の専用ページでユーザIDとパスワードを発行し、ログインすれば提出可能となります。

外国人雇用状況届出システム

ただし、一度でもハローワークに提出したことがある場合はIDとパスワードをオンラインで発行できない可能性あります。届出をしたハローワークに問い合わせましょう。

雇用契約による提出元の違い

提出は雇用形態に関わらず必要となりますが、提出元が変わります。

  • 正社員・アルバイト:雇用する企業で提出する。
  • 派遣社員:派遣元で提出する。登録型の場合は、派遣先の変更ごとに提出。
  • 技能実習生:監理団体が主体となり提出する。

まとめ

外国人を雇用もしくは離職した時に、企業は外国人雇用状況届出書を提出する必要があります。提出しなかった場合、最大30万円の罰金が科される可能性があるため注意しましょう。

外国人雇用状況届出書は、外国人の雇用保険加入状況によって様式と提出期限が変わるので、事前に必ず確認してください。また、記載した情報に誤りがあると罰の対象になるため、必ず在留カードを確認しながらすすめていきましょう。